Напоминание клиенту о записи: 6 готовых текстов и когда их отправлять
Клиент записался неделю назад. Завтра визит, а в переписке остались только дата и имя. Сообщение «Ждём вас завтра» не подскажет ни время, ни адрес. Напоминание клиенту о записи должно содержать эти данные и способ предупредить о переносе.
Ниже шесть текстов для салона, студии, консультации и другого сервиса с записью. Замените слова в квадратных скобках своими данными. Пишите в согласованном с клиентом канале и только по действующей записи. Рекламу в напоминание не добавляйте.
Что написать в напоминании о записи
Обычно достаточно имени, услуги, даты и времени. Если место встречи может быть неочевидным, добавьте адрес и ориентир. Завершите сообщение простым действием: подтвердить визит или сообщить о переносе. Не вставляйте в шаблон чувствительные подробности услуги, если сообщение может увидеть кто-то ещё.
Шесть текстов для разных ситуаций
1. Сразу после оформления записи
Здравствуйте, [имя]! Вы записаны на [услуга] [дата] в [время]. Адрес: [адрес]. Если планы изменятся, ответьте на это сообщение. Поможем выбрать другое время.
Это подтверждение самой записи, а не повторное напоминание. Проверьте дату и часовой пояс до отправки: ошибка в них хуже отсутствия сообщения.
2. За день до визита
[Имя], напоминаем: завтра, [дата], в [время] ждём вас на [услуга] по адресу [адрес]. Всё в силе? Ответьте «Да» или напишите, если нужно перенести запись.
Вопрос в конце даёт клиенту понятный способ сообщить об изменении планов. Отсутствие ответа не стоит считать подтверждением.
3. Незадолго до визита
[Имя], ваша запись на [услуга] сегодня в [время]. Адрес: [адрес]. Если задерживаетесь, напишите нам сюда.
Короткое сообщение ближе ко времени визита особенно полезно, если клиенту нужно вспомнить адрес. Не отправляйте его, когда запись уже отменена или перенесена.
4. Для первого визита
[Имя], ждём вас [дата] в [время] на [услуга]. Мы находимся по адресу [адрес], вход [ориентир]. Если не найдёте нас или потребуется перенести визит, ответьте на это сообщение.
Ориентир здесь важнее длинного описания компании. Добавляйте правила подготовки только тогда, когда они действительно нужны для конкретной услуги и проверены сотрудником.
5. Когда клиент просит перенести запись
[Имя], получили вашу просьбу о переносе записи с [старая дата и время]. Проверим свободные варианты и предложим новое время. Текущую запись подтвердим или отменим отдельно.
Этот текст подходит, пока перенос ещё не выполнен. Не пишите «Перенесли», пока новое время не зафиксировано в системе записи.
6. После подтверждённой отмены
[Имя], запись на [услуга] [дата] в [время] отменена. Если захотите записаться снова, напишите нам. Подберём свободное время.
Сообщение об отмене отправляют после изменения статуса записи. После этого запланированные напоминания по старому времени нужно остановить.
Когда отправлять напоминания
Начните с одного сообщения за сутки. Второе, ближе к визиту, добавляйте, если оно полезно вашим клиентам и не повторяет первое дословно. Для ранних утренних записей проверьте время отправки. Напоминание «за 24 часа» может прийти клиенту слишком рано.
Если клиент просит не писать ему или запись отменена, не продолжайте цепочку. Если клиент ответил, что не сможет прийти, предложите перенос и зафиксируйте новый статус до следующего напоминания. По этим действиям проще оценивать пользу сценария, чем по одному факту отправки.
Как это работает в Intly AI
Напоминания Intly работают по событиям календаря Intly. По умолчанию предусмотрены интервалы за 24 часа и за час до начала; их можно изменить. В Telegram к напоминанию добавляются кнопки «Подтвердить» и «Отменить», а ответ клиента виден в кабинете. Перед запуском проверьте событие, канал клиента и содержание сообщения на тестовой записи.
Ограничение: отдельное автоматическое напоминание по самой записи в YCLIENTS интеграция Intly не отправляет. Если вы ведёте расписание в YCLIENTS, не считайте запись там достаточным условием для запуска напоминаний Intly. Как агент создаёт, переносит и отменяет записи, описано на странице интеграции с YCLIENTS.
Каждое отправленное напоминание Intly стоит 0,5 ₽ по текущему прайсу. Если по одной записи отправлены оба сообщения, напоминания стоят 1 ₽. Диалоги оплачиваются отдельно, по условиям тарифа.
Проверьте сценарий перед массовой отправкой
- Создайте тестовую запись и сверьте имя, услугу, дату, время, адрес и часовой пояс.
- Посмотрите, как сообщение выглядит на телефоне клиента и куда попадёт его ответ.
- Перенесите и отмените тестовую запись: убедитесь, что старое напоминание не уйдёт.
- После запуска следите за ответами и долей переносов, а не только за числом отправок.
Если вы ещё выбираете способ записи в переписке, начните с материала об онлайн-записи клиентов через мессенджер. Для салонов есть отдельная страница о работе Intly AI с обращениями и записью.
