ИИ-администратор спортивной школы: как настроить подбор группы в Intly

Родитель пишет: «Ребёнку семь лет, хотим в секцию рядом с центром. Есть вечером?» Чтобы ответить, администратор открывает расписание, проверяет возраст группы, адрес и набор, затем объясняет, как попасть на пробное. При нескольких филиалах похожие запросы приходится разбирать по одной и той же таблице.

В Intly эту первую часть разговора можно поручить ИИ-агенту: уточнить недостающие сведения, найти подходящую группу в Google Таблицах и отправить утверждённую ссылку на заявку. Ниже — пошаговая настройка с шаблоном расписания и готовым текстом сценария. Данные школы и реплики в примерах условные; материал показывает, как собрать и проверить такой процесс у себя.

Как должен пройти один разговор

Родитель: Ребёнку семь лет, хотим в секцию рядом с центром. Есть вечером?
Агент: В Центральном районе есть группа для детей 5–7 лет: понедельник и среда, 18:00. Набор открыт. Подойдут эти дни?
Родитель: Да, хотим попробовать.
Агент: Оставьте заявку на пробное по форме: [ваша ссылка]. Администратор подтвердит дату посещения.

В этом ответе каждое условие должно иметь источник: возраст, район, дни и время — строку расписания; порядок заявки — правило школы. Если в таблице нет сведений о наборе, агенту нельзя объявлять, что места есть. Если отправлена только ссылка на форму, нельзя сообщать «вы записаны».

Шаг 1. Подготовьте расписание для поиска

Сделайте отдельный лист «Расписание для клиентов». Одна строка — одна группа. Возраст лучше хранить двумя числами, а дни и время — в отдельных колонках. Объединённые ячейки, пояснения цветом и общий заголовок на несколько групп затрудняют проверку: по строке должно быть понятно, к какой группе относится каждое значение.

Скачайте CSV-шаблон расписания и откройте его в Google Таблицах. В нём три условные группы:

• Центральный район, 5–7 лет: понедельник и среда, 18:00, набор открыт.
• Центральный район, 8–10 лет: вторник и четверг, 19:00, набор открыт.
• Северный район, 5–7 лет: вторник и четверг, 17:00, набор открыт.

Замените адреса, проверьте расписание и отметки о наборе. Для первого запуска используйте одну общую форму заявки: родитель укажет выбранную группу в ней. Её ссылку добавим в сценарий на третьем шаге. Добавьте колонку «Направление», если в школе несколько видов спорта. Если принимаете детей в нескольких городах, добавьте «Город»: одинаковое название района не должно приводить к ответу по другому филиалу.

Не размещайте в этом листе телефоны родителей, список детей, задолженности и комментарии тренеров. Для ответов о расписании эти данные не нужны. Расписание должен обновлять конкретный сотрудник: агент прочитает то, что записано в источнике, включая устаревшую информацию.

Шаг 2. Подключите таблицу и канал в Intly

В кабинете Intly откройте Интеграции и подключите канал, где родители уже обращаются в школу, например Telegram. Затем подключите Google Sheets к выбранному агенту через вход в Google, добавьте ссылку на таблицу и описание: «Расписание детских групп. Использовать для подбора по району и возрасту».

В настройках документа разрешите только нужный лист и колонки: район, границы возраста, дни, время, адрес и набор. При работе в нескольких городах добавьте город. Проверьте список вручную: название служебной колонки не гарантирует, что её содержимое останется скрытым, если вы сами включили её в разрешённые.

Правки подхватываются с задержкой: данные Google Sheets в Intly по умолчанию кэшируются на пять минут, список вкладок — на минуту. После переноса занятия сначала обновите таблицу, затем дождитесь обновления данных и задайте агенту контрольный вопрос. Переписывать весь сценарий из-за нового времени не требуется.

Для этого разбора используем подключение через Google. У режима Google Sheets CSV другой набор возможностей: он читает опубликованный лист, но не позволяет ограничить колонки внутри него. Различия описаны на странице интеграции с Google Таблицами.

Шаг 3. Разделите расписание и правила школы

В Базу знаний ИИ добавьте правила, которые не относятся к конкретной группе: стоимость и условия пробного занятия, что взять с собой, как пройти в зал, кто подтверждает заявку и к кому обращаться по оплате. Если пробное платное, укажите точную сумму и условия. Не оставляйте агенту необходимость угадывать их из старой переписки.

В Настройках ИИ откройте блок Сценарий диалога, включите «Вести диалог по скрипту» и добавьте текст в поле «Образец диалога / скрипт». Вот основа, которую нужно адаптировать под свою школу:

Ты администратор детской спортивной школы [название]. Помогаешь родителю подобрать группу и оставить заявку на пробное.

Для подбора обязательно узнай возраст ребёнка и удобный район. Если школа работает в нескольких городах — также город. Не спрашивай повторно то, что родитель уже написал. Недостающие сведения уточняй коротко, по одному вопросу.

После уточнения прочитай подключённое расписание. Предлагай только группы подходящего возраста в указанном районе и городе с открытым набором. Назови дни, время и адрес из найденной строки. Если подходящего варианта нет, скажи об этом и уточни, удобно ли рассмотреть другой район.

Когда родитель выбрал группу и хочет прийти на пробное, отправь сообщение: «Оставьте заявку на пробное: [вставьте действующую ссылку формы школы]. Укажите выбранную группу. Администратор подтвердит дату посещения». Не называй отправку ссылки завершённой записью.

На вопросы о стоимости пробного и подготовке отвечай по базе знаний. Индивидуальную скидку, возврат оплаты, медицинские вопросы и спорные ситуации передавай сотруднику. Если источник недоступен или данных недостаточно, не придумывай расписание и условия.

Нажмите «Разобрать», проверьте полученную структуру и подтвердите её. Посмотрите, правильно ли определены обязательные сведения и действие при согласии на пробное. Вставка текста сама по себе не доказывает, что все правила распознаны: проверка разбора и тестовые диалоги обязательны. При изменении ссылки или условий обновите исходный сценарий и повторно проверьте сохранённый результат.

Шаг 4. Проверьте шесть обращений до запуска

1. «Здравствуйте, хотим в секцию». Агент уточняет возраст и район, а не перечисляет всё расписание.
2. «Семь лет, Центральный, хотим вечером». По шаблону подходит группа 5–7 лет в 18:00. Группу 8–10 лет агент не предлагает.
3. «А в Северном есть?» Агент заново проверяет другой район и сохраняет уже названный возраст.
4. «Ребёнку четыре года». В шаблоне подходящей группы нет. Агент не расширяет возрастные границы сам.
5. «Подходит, записывайте». Агент отправляет нужную ссылку и объясняет следующий шаг, не обещая забронированное место.
6. «Можно скидку? Есть медицинские ограничения». Агент подключает сотрудника для решения этих вопросов.

Затем измените время одной группы и закройте набор в другую. После обновления кэша повторите запросы. Так вы проверите, что ответы действительно зависят от таблицы. Отдельно проверьте, что ссылка открывается с телефона, форма принимает заявку и ответственный сотрудник её видит. Проверяйте результат отправки в своей форме: фраза родителя «я заполнил» не подтверждает поступление заявки.

Что в этом процессе получает школа

ИИ-администратор берёт на себя первый подбор: выясняет условия, ищет группу и объясняет путь на пробное. Сотрудник получает возможность подключаться к разговору с уже известными возрастом, районом и выбранным расписанием. Переписку можно открыть в Мессенджере Intly и проверить, какой ответ получил родитель.

Google-таблица с расписанием не блокирует места и не подтверждает посещение. Если школа уже работает в Moyklass, рассмотрите интеграцию Intly с Moyklass: там можно работать с данными групп и занятий, а операции записи требуют подтверждения. Не пытайтесь заменить бронь записью в произвольную ячейку: действие Google Sheets в Intly записывает значения в указанный диапазон, а автоматического добавления строки в конец листа само по себе не гарантирует.

После запуска считайте три отдельных результата: сколько обращений получили подходящий вариант, сколько заявок действительно пришло через форму и сколько пробных занятий подтвердил администратор. Сохраняйте период и источник каждого числа. Так будет видно, где остаются потери, и появится основа для настоящего клиентского кейса.

Сколько стоит такая переписка

В Intly простой диалог с одним клиентом в течение 24 часов стоит 6 ₽ при числе ответов агента до пяти; сложный, от шести ответов, — 12 ₽. Цена действия одинакова на всех тарифах, а подписка и включённый объём различаются. Например, 100 простых диалогов — 600 ₽ расхода по прайсу; это расчёт переписки, а не полная стоимость месячной подписки. Действующие условия — на странице тарифов, расчёт под вашу нагрузку — в калькуляторе стоимости.

Начните с одного филиала: загрузите своё расписание в шаблон, подключите таблицу к ИИ-агенту Intly и пройдите шесть проверочных обращений. Для первого запуска достаточно научить агента правильно подбирать группу и доводить родителя до работающей формы заявки.